STANDARDISER SON TEMPS
STANDARDISER SON TEMPS
De quoi s'agit-il?
Inspiré du lean manufacturing et de la chasse à la non productivité, mais également du très classique emploi du temps scolaire, le “block scheduling” à pour ambition de créer un emploi du temps aligné avec les missions et objectifs de la fonction.
L’expérience montre que la semaine constitue un bon rythme pour la majorité des fonctions managériales de l’entreprise.
Objectifs et bénéfices
- Disposer d’un emploi du temps de référence cohérent avec la fonction et ses missions clés.
- Passer d’un temps subi à un temps voulu!
- Partager son emploi du temps afin de le faire respecter.
- Gagner en productivité et en sérénité .
Principe
Standardiser son emploi du temps, par exemple à la semaine. Du temps est réservé pour faire face aux incertitudes.
Listez vos 7 à 9 tâches récurentes principales.
Les tâches principales sont directement en lien avec la raison d'être de votre fonction. Elles correspondent à 80 % de votre activité..Ce sont vos "blocks".
Complétez par les 20% restant.
Les 20 % des tâches restantes correspondent à des tâches ritualisées, ou qui vous sont imposées par un tiers.
Budgétez les tâches (heures/semaine).
Attribuez un budget hebdomadaire à chacune des tâches, en gardant une dizaine d'heures pour les imprévus..
Priorisez (urgent x important).
Affectez 1degré de priorité à chacune des tâches identifiées. Cela vous permettra de réfléchir à la bonne organisation de votre semaine de travail.
Placez les tâches non négociables sur votre planning hebdomadaire.
Elles s'imposent à vous et sont souvent prescrites par un tiers ou par l'organisation collective.
Placez vos zones d'imprévu.
Figez les zones d'imprévu idéalement par tranche de 30 minutes, deux le matin, et deux l'après-midi, aux moments où vous êtes le plus souvent sollicité.
Placez vos tâches et récurrences.
Positionnez progressivement vos tâches sur votre agenda par tranche de temps de 60 minutes maximum et définissez les récurrences.
Efforcez-vous de respecter les priorités pour chacune d'entre elles. Logiquement vous devez commencer votre journée par les tâches de priorité 1.
Procédez aux arbitrages si besoin.
Si le temps vous manque, revoyez les budgets nécessaires à chacune des tâches
Testez votre agenda quatre ou cinq semaines, puis faites en un agenda partagé.
N'hésitez pas à améliorer votre agenda en fonction de votre expérience. Attention néanmoins à la résistance au changement...
Utiliser son emploi du temps au quotidien
- En fin de semaine faites votre bilan.
Prenez le temps en fin de semaine de faire un bilan de votre fonctionnement. Reportez éventuellement les tâches non réalisées durant la semaine.
- Concrétisez votre semaine H+1.
Ouvrez chaque tâche de la semaine à venir et utiliser la méthode NERAC afin de finaliser les tâches en question.
- Lancez les rappels d’invitation.
C’est le moment de rappeler à vos différents interlocuteurs vos dates et heures de rendez-vous dans la semaine.
- Respectez votre standard
Pour respecter votre standard, garder le en permanence à disposition sur votre écran. Consacrez-lui trois ou quatre minutes en début de journée afin de vous le remettre en tête
- Utilisez vos zones d’imprévu.
Ce qui ne fait pas parti de votre flux d’activité est un imprévu. Efforcez-vous de les gérer durant les 30 minutes que vous avez réservées à cet effet, y compris les demandes de contact inopiné.
- Faites un point rapide le soir.
Le soir avant de quitter, prenez le temps de faire un rapide bilan de la journée.