PREPARER SES EIA
Les 2 situations
2 situations se posent à vous : vous travaillez avec votre collaborateur depuis quelques années et vous le connaissez bien ou bien ce dernier est arrivé il y a moins d’un an dans votre unité et cet entretien annuel d’évaluation est son premier avec vous.
Collaborateur avec ancienneté
Votre collaborateur est dans l’entreprise depuis plusieurs années. Afin de préparer au mieux cette rencontre annuelle, reprenez la dernière évaluation ainsi que tout ce qui a pu être discuté sur le sujet au cours de l’année écoulée. Prenez également le temps de noter votre sentiment général sur le travail de votre collaborateur au cours de l’année écoulée (écueils, mais surtout réussites, la rencontre doit être constructive).
L’objectif étant la progression de votre collaborateur, il est essentiel de trouver, si nécessaire, en amont du jour J des réponses aux problématiques rencontrées par votre collègue. Par exemple, si votre collaborateur n’a pas atteint un objectif majeur, notez quelques pistes d’amélioration qui pourront l’aider à l’avenir. Cela permettra un échange constructif si ce dernier ne trouve pas de pistes par lui-même.
Anticipez ses ambitions professionnelles : en fonction de ses compétences, que pouvez-vous lui proposer qui débouche sur un contrat gagnant-gagnant entre lui et votre entreprise ? Pouvez-vous envisager une quelconque formation (certifiante ou non) qui pourrait lui convenir et le faire évoluer au sein de votre entreprise ? etc.
Une bonne pratique consiste à noter régulièrement les réussites et écueils de vos collaborateurs tout au long de l’année afin de ne pas vous laisser influencer, le moment venu, par la dernière réussite ou le dernier échec et réagir de manière très subjective.
Nouveau collaborateur
Votre collaborateur est arrivé dans l’entreprise au cours de l’année et n’a encore jamais été évalué par vous.
Pour préparer ce premier entretien, reprenez la fiche de poste ainsi que la feuille de mission de votre collaborateur et les objectifs initialement définis. Faites le point sur les objectifs fixés ainsi que les pistes d’amélioration éventuelles (si vous avez le recul suffisant).
Ce peut être l’occasion de débriefer sur ses premières impressions, répondre à d’éventuelles interrogations de sa part, etc.
Préparation concrète
En amont de vos entretiens annuels d’évaluation avec vos collaborateurs, une préparation minutieuse de la part des 2 parties est cruciale. Faute de quoi, l’entretien tournera au fiasco et à la démotivation.
Vous et vos collaborateurs faites le point par rapport à vos derniers entretiens.
Cela permet à chacun de se poser et prendre un minimum de recul quant aux actions abouties, en cours, à mener, etc.
Un moment nécessaire au bon fonctionnement du service, de l’entreprise, mais également à l’épanouissement personnel et collectif.
Objectifs
Les objectifs ont-ils été atteints : totalement, partiellement, pas du tout (quels écarts, quels écueils le cas échéant)?
Comment se positionne chaque collaborateur par rapport aux autres membres de l’équipe, etc?
Quels ont pu être les freins à l’atteinte des objectifs : absence prolongée, maladie, autres motifs personnels pouvant entrer en ligne de compte, charge de travail augmentée de manière significative et impromptue, contexte économique soudainement tendu, contrats fournisseurs/partenaires rompus prématurément ou non remplis, etc?
Engagements
Les transactions précédentes ont-elles été réalisées : formation, augmentation de salaire, évolution de poste, etc. Si oui, ont-elles été bénéfiques ? Sinon, pourquoi n’ont-elles pas abouti ?
Compétences
Evaluer les compétences de chacun de vos collaborateurs par rapport à un référentiel donné pour son poste.
Si besoin, déterminez quelles ont pu être les causes possibles à une lacune : manque de formation, surestimation du niveau de compétence, etc.
Organisation de l'entretien
Structurez dès à présent votre rencontre : définissez le lieu adéquat, la façon dont vous allez accueillir vos collaborateurs, les différents points clés de la rencontre, ainsi que ce vous souhaitez mettre en avant, etc. Il s’agit avant tout d’être capable de prendre le recul nécessaire à une évaluation la plus objective possible .
Par ailleurs, pour rester dans cet esprit constructif, il vous faut mettre l’accent sur les réussites, saluer les prises d’initiative positives , énoncer les écueils avec tact, etc. tout en restant sur les faits les plus marquants.
Ecoute active et empathie sont ici 2 qualités essentielles, comme le fait de savoir poser les bonnes questions.
Evitez interprétations et solutions immédiates.
Sachez cependant évaluez, il s’agit d’un entretien du même nom.
Projection
Quels nouveaux objectifs “SMART3 allez-vous fixer ?
- Performance
- Comportements
Quelle est la stratégie de votre entreprise ? Comment impacte t-elle les objectifs individuels? (Alignement)
Quels sont les moyens à votre disposition en matière de formation, coaching, etc. ?
Quelles compétences manquant à l’entreprise sont potentiellement présentes au sein de votre équipe ?
Comment les évaluer, les développer, les reconnaître, etc. ?
SMART
- Spécifique
- Mesurable
- Ambitieux
- Réaliste
- Temporel
Rappel : à l’issue de l’entretien, un compte-rendu de l’échange sera rédigé.
Ce document – qui doit rester confidentiel – reprend ce qui a été dit tout au long de la rencontre (feedbacks sur l’année écoulée, atteinte ou non des objectifs fixés, pistes d’amélioration, succès, nouveaux objectifs, plans d’action à mener, etc.) et sera relu et signé par les 2 parties.
Le consensus est souhaitable mais pas incontournable ; il s’agit d’un entretien managérial…